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7 tips para ser mucho más eficientes y productivos

Fabiana RussoBy Fabiana Russo 3 meses ago
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Hemos seleccionado algunos de los mejores tips para que logres ser más productivo y logres optimizar las tareas que te propongas.

Es importante entender que cada persona tiene un problema de productividad distinto y lo que le funciona a unos, quizás a otros no. La cuestión es identificar correctamente en qué estás fallando y aplicar algunos de estos tips:

1. Anota todo lo que harás en el día

Lista de quehaceres

Foto vía Pxhere

Cuando hablamos de productividad, la organización tiene mucho que ver. A menudo las personas se desmotivan porque tienen un montón de actividades o trabajo pendiente y no saben por donde comenzar, con esto corren el riesgo de dejar tareas importantes sin completar y esto repercute seriamente en su rendimiento.

Una forma de solucionar esto es anotando todo lo que harás en el día, puedes probar de diferentes formas:

  1. Tómate un tiempo en el día para organizar lo que tienes pendiente al día siguiente, así no tendrás que hacerlo en la mañana y podrás iniciar sabiendo qué es lo primero en lo que debes trabajar.
  2. A veces sucede que las personas planean demasiadas cosas para el día siguiente y cuando llega el momento no se sienten con la suficiente energía para llevar las tareas a cabo o surgen imprevistos, lo que termina desmotivándolos y con la sensación de que no pudieron completar las cosas que tenían pautadas. Una solución para esto es tomarte unos minutos en la mañana y anotar lo que vas a hacer ese día, teniendo plena consciencia de qué tan motivado te sientes para realizar las tareas, de esta forma podrás trazarte objetivos realistas y alcanzarás la gloriosa sensación de que lograste todo lo que tenías previsto.
  3. También puedes tomar unos minutos de tu domingo para elaborar una lista con todo lo que no puedes dejar de hacer en la semana y cada día elaborar una mini “to-do list” que te ayudará a completar las tareas a diario, poco a poco, de esta forma puedes sentir que estás avanzando con tus objetivos.

Es importante que una vez que sepas lo que tengas que hacer en el día comiences inmediatamente (esto es especialmente relevante para los procrastinadores), porque si dejas que tu mente lo piense mucho empezarás a preocuparte, estresarte y poco a poco tu cerebro comenzará a poner excusas.

2. Haz ejercicio y practica la gratitud

Deporte

Foto vía Pixabay

Sabemos que el día a día de una persona puede estar cargado de mucho estrés y ansiedad, en especial si está inmersa en el mundo de los negocios y el emprendimiento. Sin embargo, varios subestiman el poder del ejercicio para contrarrestar estas sensaciones.

Hacer ejercicio hace que tu cerebro libere endorfinas, sustancias químicas que funcionan como un analgésico y que incrementan la sensación de bienestar. Además, este tiempo de dedicación a tu cuerpo permitirá que liberes las preocupaciones e incluso puede ayudarte a pensar con claridad sobre alguna situación en particular.

Así que recuerda tomar una o dos horas de tu día para dedicarlas a tu cuerpo; sal a trotar, practica algún deporte o inscríbete en un gimnasio.

Aunado a esto, es importante que a diario practiques la gratitud, ya que esto te permitirá estar concentrado en las cosas que estas logrando, en todo lo que está saliendo bien en vez de lo que no puedes hacer. Te permite mantener la perspectiva, un elemento crucial en los negocios.

Meditacion gratitud

Foto vía Pixabay

Convirtiendo a la gratitud en un hábito estarás creando un ambiente que promueve tu felicidad, tu salud mental y tu energía, al igual que podrás cultivar relaciones positivas con todo aquel con el que interactúes.

De acuerdo con el famoso emprendedor John Lee Dumaspracticar la gratitud no sólo incrementará el factor de la felicidad, sino que también incrementará tu productividad (…) Cuando tienes una actitud positiva y te tomas un tiempo para reconocer todas las cosas por las que deberías estar agradecido, eres capaz de concentrarte en muchas de las cosas que has logrado y por lo tanto, es más probable que generes momentum y hagas aún más“.

Para practicar la gratitud adecuadamente, puedes elaborar una lista de las cosas por las que estás agradecido y leerla al empezar tu día y antes de dormir, de esta forma iniciarás y culminarás tu jornada con una mentalidad positiva. También recuerda agradecer a tus clientes por considerar tu producto o servicio y a tus compañeros de trabajo o empleados por el esfuerzo que hacen; reconocer un buen desempeño los ayuda a motivarse y los hace sentir que lo que están haciendo vale la pena.

3. Cronometra los tiempos de cada actividad

Apuesto que has pensado que muchas veces pierdes el tiempo en tareas que quizás no son la prioridad en el momento, pero ¿qué tal si cronometras cuántas horas o minutos de tu día gastas en cada una de ellas? Sería mucho más revelador y podría permitirte optimizar tu tiempo y mejorar tu productividad.

Piénsalo bien: a veces te dices a ti mismo “voy a revisar Facebook unos minutos”, “voy a responder algunos correos”, “voy a leer rápido esta noticia” y terminas perdiendo horas valiosas para tu trabajo. En el fondo lo sabes, sabes que estás perdiendo el tiempo, pero ¿sabes cuánto? Quizás es mucho más de lo que imaginas.

Cronometro

Foto vía Pixabay

Sobre este asunto, el blogger y emprendedor Oscar Gonzalez opina que “medir cómo estas gastando tu tiempo es una excelente forma de descubrir cuáles actividades están ayudándote a progresar con tus objetivos. Luego verás a donde se está yendo tu tiempo y serás capaz de enfocarte y priorizar en consecuencia“.

Para llevar esto a cabo puedes utilizar herramientas tan simples como el cronómetro de tu teléfono, pero debes saber que también existen aplicaciones especializadas, como TimeDoctor, de la cual ya hemos escrito en nuestro blog. Incluso puedes aplicar ciertas metodologías ágiles o el método GTD de David Allen.

Plantéate medir tu tiempo a diario y al concluir la semana revisa tus registros o reportes. Al final este hábito termina siendo un momento de introspección y honestidad contigo mismo; te darás cuenta que hay actividades que puedes realizar en menos tiempo si te lo propones e incluso algunas que ni siquiera deberías hacer en tu jornada laboral porque consumen demasiadas horas.

Luego ya podrás saber exactamente cuánto te demorarás en una tarea, lo que te permitirá finalizar trabajos y planificar acertadamente tu agenda.

4. Tómate un tiempo para recapitular a los 10 días

Trabajando

Foto vía Pixabay

Más arriba hablábamos de lo importante que es anotar todo lo que tienes pendiente a diario o semanalmente, pero entre tantas cosas que tienes por hacer puedes perder la perspectiva.

Por esta razón, es importante que en tu apretada agenda puedas hacer un tiempo para ti mismo al menos cada diez días. Tómalo en serio, como si fuera cualquier otra reunión y cuando llegue ese momento repasa tu lista de quehaceres y reflexiona sobre lo que está saliendo bien, lo que puede mejorar o cualquier otra cosa en el medio.

Revisa si tu lista se encuentra alineada con tus máximas prioridades y pregúntate si lo que estas haciendo es necesario para llevarte a donde quieres en tu carrera, tu compañía o cualquier otro ámbito.

Dumas indica que “cuando puedas identificar lo que está funcionando, sabrás qué duplicar. Serás capaz de identificar las cosas que te impiden llegar a donde quieres ir y hacer una lluvia de ideas para encontrar soluciones para esas dificultades con el fin de eliminarlas en el futuro“.

5. Aprende a delegar

Delegar

Foto vía Pixabay

Los emprendedores –y dueños de negocios en general– tienen la costumbre de encargarse de la mayoría de los aspectos de la empresa y aunque es entendible porque esta es como su bebé, la verdad es que tantas cosas pendientes los deja muy recargados.

Todo esto se traduce en pérdida de tiempo, estrés, ansiedad y quizás en un mal desempeño de la empresa, porque llega un punto en el que los emprendedores tienen tantas cosas por hacer que las que terminan quizás no salen lo mejor posible o salen a medias.

Multitareas

Foto: thomas Hawk vía Flickr

Debido a esto, es importante determinar en cuáles tareas o actividades es imprescindible tu presencia para generar mayor valor y cuáles pueden ser realizadas por otros igualmente capacitados, de esta forma sabrás a quien dejarle qué responsabilidad y optimizarás tu tiempo, serás más productivo, tendrás menos presión en tu día y seguramente motivarás a tus empleados, porque les estás demostrando confianza y le estás dando el mensaje de que están lo suficientemente capacitados para la tarea y que trabajar en equipo importa para avanzar con la empresa.

Recuerda que en el acto de delegar debes ser específico, trata de que el delegado comprenda muy bien qué es lo que quieres, para cuando y si tienes ciertas preferencias o aspectos que no se deben pasar por alto en el momento de ejecución de la tarea. Trata de equilibrar las cosas, explícale cómo quieres el resultado, pero también dale algo de libertad; al final su forma de hacer las tareas puede ser mucho más efectiva y se pueden obtener mejores resultados.

¡Basta de excusas! Explicarle a alguien lo suficientemente capacitado para hacer una tarea que ahora te toma mucho tiempo puede ser una de las mejores inversiones.

6. Establece una rutina estricta en las mañanas

Rutina matutina

Foto vía Pixabay

Más arriba te comentábamos que la productividad está muy ligada a la organización, pero ambas necesitan de algo muy crucial para ser alcanzadas: disciplina. ¿Qué mejor forma de convertirte en un ser disciplinado que por medio de una rutina matutina estricta? Y no, no nos referimos a levantarte a cualquier hora, asearte y desayunar.

De acuerdo con Forbestus mañanas pueden establecer el tono de todo el día. Puede significar la diferencia entre un día productivo o uno lento, lo cual tiene un poderoso efecto dominó en tu estado de ánimo, felicidad y concentración. Si dejas tu día al azar, es probable que te dejes llevar por las distracciones, las prioridades de otras personas y te encuentres consumido por el estrés“.

No es ninguna casualidad que los grandes empresarios y millonarios como Bill Gates o Richard Branson cumplan con una rutina matutina obligatoria que incluye despertarse temprano, ejercitarse o meditar y prepararse un buen desayuno. Incluso puedes incorporar ejercicios increíbles para llenar tu día de energía como el método Wim Hof.

Si aún no tienes tu propia rutina comprométete ahora, no tienes que hacer un montón de cosas a la vez, puedes empezar con el simple acto de tender tu cama, esto le enviará un mensaje a tu cerebro de que estás completando cosas y, aunque al principio te costará un poco, verás que empezarás el día con mucho optimismo, aprovecharás el tiempo al despertarte temprano y al poco tiempo de haber adoptado este hábito te darás cuenta que tu cuerpo y tu mente entrarán en un estado de “piloto automático”, enfocados en lograr cosas y alcanzar el éxito.

7. Utiliza herramientas de productividad

Finalmente, es importante aprovechar esta era de la tecnología para volvernos mucho más productivos. En la actualidad existen cientos de aplicaciones que pueden ayudarte con esto, lo ideal es que vayas probando con las que crees que te puedan funcionar y, dependiendo de tu tipo de trabajo, quizás necesites algunas bastante específicas.

Más arriba te comentábamos de TimeDoctor, que es fabulosa para medir el tiempo de tus tareas y revisar informes de rendimiento, pero puedes probar con otras como:

  1. Asana, pensada para trabajar en equipo pero que incluso si solo la usas para ti, es excelente para tus tareas del día a día. Tras su apariencia simple se esconde una gran cantidad de formas de ordenar y visualizar, una herramienta muy potente que además cuenta con una app móvil muy ágil y rápida, como para siempre apuntar todo primero ahí, y ya luego en tu computadora, ordenas y organizas;
  2. Trello te ayuda a organizar proyectos y actividades diarias tanto grupales como individuales siguiendo el método kanban, basado en tableros, listas y tarjetas. Altamente recomendado;
  3. Evernote, para hacer listas, escribir notas en el día y recibir recordatorios.
  4. Todoist, una app especializada en productividad con la que podrás chequear y hacer seguimiento de tus tareas, así como verificar que estés siendo eficiente con cada una;

Incluso puedes incorporar extensiones de Google Chrome como Focus, que puede ayudar a tu concentración bloqueando páginas que sabes que pueden distraerte o Take a Break, que te indica cuándo deberías hacer una pausa en tu trabajo para cuidar tu vista.

A pesar de que la tecnología juega un importante papel en las distracciones de nuestro día a día, podemos aprender a utilizarla para nuestro beneficio. Todo se reduce a la fuerza de voluntad, el compromiso y la disciplina que tengas para querer cambiar ciertos hábitos dañinos y reemplazarlos por unos que puedan volverte más eficiente en cualquier actividad que decidas realizar. Aprovecha el nuevo año, el momento para ser mejor es ahora.
Referencias:
Imagen de cabecera: Pexels.
Con información de: Inc. | CNBC | IEBSchool | Concerto Marketplace | Exito x Minuto | GQ | Administración Virtual
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