[Startups Exitosas] Trello, gran gestor de proyectos (y de la vida)

Historia de Trello

Foto Vía Trello.

Trello inició como un pequeño proyecto del programador Federico Stella, quien hace su primera aparición en los medios en el año 2010, pero no es hasta el 2011 cuando le muestra al mundo esa aplicación que iba a dar tanto de que hablar.

Ésta comenzó como una app disponible únicamente para los dispositivos móviles, iPhones para ser específicos, pero debido a su creciente popularidad se adaptó la versión para Android en el año 2012 y un par de años después, Trello se independiza del sistema libre Fog, naciendo de esa manera Trello Inc.

Quizás en el año 2014 es que sucedió lo que más estaban esperando los empresarios de negocios medianos y pequeños, pues finalmente este famoso tablero de Trello iba a estar disponible para su uso en los ordenadores comunes.

Estos han sido 6 años llenos de creces para Federico, añadiendo nuevas funciones a la aplicación y adquiriendo cada día más usuarios nuevos que la adoran y que la consideran indispensable para su trabajo. Una prueba de esto está reflejada en que la gran empresa de desarrollo de software, Atlassian, haya decidido comprar Trello en enero del 2017 por la suma de 465 millones de dólares. Seguramente Federico Stella nunca se imaginó al desarrollar la aplicación, que ésta podía llegar a ser tan exitosa e incluso imitada por cientos de compañías que desean adquirir Trello.

Funcionamiento de la aplicación

Foto Vía Peg Fitz Patrick.

Puedes utilizarla para cualquier aspecto de tu vida, incluso para organizar algún viaje o tareas del hogar.

Decíamos que Trello es una herramienta dedicada a la gestión de proyectos que se ha fijado el siguiente objetivo: ayudarte a organizar toda tu vida. Así es, porque no se trata sólo de una herramienta de gestión de proyectos, si gustas y eres fanático del orden absoluto, puedes utilizarla para cualquier aspecto de tu vida, incluso para organizar algún viaje o tareas del hogar. Es muy funcional en cualquier sentido, iremos explicando para qué funciona a medida que vamos avanzando en el post.

Foto: vía Neowin.

Trello se basa en la metodología de trabajo japonesa Kanban. Un sistema de tarjetas que antiguamente se organizaban en un tablero por columnas. Cada columna representa un estado en el proceso, y la tarjeta va pasando de una a otra columna según su estado.

La ventaja de hacerlo digital es enorme, ya que además de permitir el trabajo colaborativo en tiempo real con multitud de personas en diferentes lugares, permite trabajar de un modo muy dinámico, creando tantas columnas como sea necesario, asignando fácilmente a las personas a cargo de cada tarjeta, pudiendo añadir etiquetas, comentarios, fechas de vencimiento, entre muchas otras cosas. Y por supuesto, podrás crear tantos tableros y equipos de trabajo requieras.

¿Cómo usarlo?

Básicamente puedes traspasar toda la información que manejas en tu emprendimiento en un sólo tablero y trabajar de manera tranquila en el mismo. Pero si en tu empresa se dedican a varias cosas, por ejemplo en nuestro caso, creación de marcas, desarrollo web, redacción de contenidos, marketing digital, etc. tenemos una gran cantidad de tableros, muchos de ellos interconectados para tener todo muy organizado y agilizar los procesos.

Por ejemplo para Diseño tenemos un tablero. Ahí cada proyecto es una tarjeta donde va quedando todo el historial, desde los comentarios previos, los bocetos, las diferentes pruebas, variantes, debates, adjuntos, etc. Todo queda organizado en esa tarjeta que va cambiando de estado según corresponda (Diseñando, Revisión equipo, Revisión cliente, Terminado, etc.), además de poder asignar fácilmente a las personas encargadas en cada caso.

Para Desarrollo Web es un poco más complejo, pero también lo tenemos todo organizado por tableros. En Redacción también contamos con varios tableros, para la parte puramente de búsqueda de ideas, redacción y corrección, otro para la calendarización, otro para los ya publicados, etc. que a su vez cada uno tiene sus columnas y etiquetas.

Foto Vía Git Hub.

Entonces en resumen, en Trello contamos primero con los llamados equipos de trabajo en donde puedes crear tableros. En los tableros podrás crear columnas, y en las columnas, tarjetas.

Para entender mejor cómo funciona Trello, te invitamos a ver este video:

Utilizar Trello es bastante sencillo, no tiene ningún truco de por medio, pero de igual manera, una vez que has creado tu usuario y contraseña, en el inicio hay un tutorial escrito y en vídeo de cómo puedes ir utilizando todas las funciones de esta increíble herramienta. Es cuestión de sentarse e ir familiarizándose poco a poco.

¿Por qué es útil para los emprendedores?

Foto Vía Google Play.

Como podrás ver con todo lo que hemos ido describiendo anteriormente, esta herramienta es sencilla de manejar y puedes utilizarla en tu ordenador de manera gratuita. Si has creado un emprendimiento, ya sea que trabajas solo o cuentas con empleados, la manera que tiene de trabajar, las funciones que la caracterizan y su sencillez, la convierten en la herramienta ideal para cualquier empresario que esté manejando un negocio en casa. Algunas de sus ventajas más llamativas son las siguientes:

• Trabaja con un tablero: el tablero de Trello es una de las cosas más sencillas y organizadas que podemos encontrar, hace que incluso las tareas lleguen a ser divertidas. Como decíamos más arriba, este tablero incluye columnas a las cuales tú le darás el nombre que desees, puedes tener infinidades de columnas, al igual que puedes tener infinidades de tableros. En cada columna se agregan tarjetas, donde puedes añadir etiquetas, archivos adjuntos, checklists, links, comentarios y pare de contar, es fascinante cómo esta aplicación combina la sencillez inspirada en escribir notas de recordatorio y listados en hojas de cuaderno con la elegancia que nos aporta el mundo tecnológico. Si tienes un emprendimiento, ésta es una herramienta que una vez que adaptas a tu negocio, se convierte en algo indispensable para ti y tu equipo.
• Permite la interacción de varias personas: puedes añadir a varios usuarios a los tableros que tú gustes, al igual que puedes crear otros que sean privados y dedicados a lo que tú desees. Estas personas podrán mover las tarjetas de columna para demostrar el avance en el proceso productivo y también podrán comentar, hacer sugerencias y añadir a otras personas o quitarlas para notificarles que tienen tareas que hacer en esa tarjeta. Si gestionas una empresa con cierto número de empleados, esta herramienta es ideal para poder llevar un control de las actividades que hacen cada uno de ellos; todo lo que hagan lo van a tener que llevar a Trello, y así podrán incluso discutir cambios que se deben hacer, sugerencias, etc.
• Permite planear tareas en cualquier tiempo: podría decirse que Trello es atemporal, puedes crear listados de tareas a realizar en una semana, en un mes o en un año. Tiene la opción de fecha con hora exacta, así que cuando alguien realiza algún movimiento, saldrá reflejado quién lo ha hecho, qué día y a qué hora.
• Posee un buscador: en el buscador de Trello podrás encontrar básicamente cualquier cosa con tan sólo escribir una palabra clave. Eso es crucial, sobre todo cuando tenemos muchísimas tarjetas, haciendo que no sea tedioso ubicar algún elemento que necesitemos.
• Visualmente es muy atractivo: puedes personalizarlo como gustes, con los colores que prefieras y como creas que es más conveniente. Está comprobado que cuando trabajas en un elemento llamativo, te dan muchas más ganas de estar ahí y por lo tanto tu nivel de productividad aumenta, tanto el tuyo como el de tus empleados. Si tienes definida la imagen corporativa de tu empresa ¡incluso puedes ponerla como fondo de tu tablero!
• Puedes enlazar Trello con RescueTime: si te interesa saber con exactitud cuánto tiempo estás invirtiendo en cada tarea, o quizás tus empleados, una buena opción será enlazar Trello con la aplicación RescueTime, la cual te dará un reporte de cuánto tiempo has empleado para cada proyecto.
• Sirve para organizar absolutamente todo: el cielo es el límite con esta magnífica aplicación, pues como indicábamos más arriba, no sólo es útil en el ámbito laboral sino que lo puedes aplicar en tu casa, en los estudios, en planificación de excursiones o viajes e incluso para organizar eventos personales como bodas, cumpleaños, despedidas y cualquier cosa que se te ocurra. El equipo de Tentulogo trabaja con Trello y de verdad lo recomendamos con los ojos cerrados.

Competencia y alternativas para Trello

Foto Vía Asana.

Era evidente que una idea tan magistral como la de Trello iba a tener competencia por cualquier lugar, esto no quiere decir que sean aplicaciones inferiores o de baja calidad, de hecho son consideradas buenas alternativas si estás buscando gestionar tus proyectos y por alguna razón no tienes disponibilidad para optar por Trello. Entre tantas, las que más son utilizadas son:

• Asana: una aplicación creada para gestionar tus proyectos utilizando métodos similares al de Trello, pero no fue hasta el año 2016 que esta app introdujo tableros a su sistema, obviamente habiendo sido influenciada por Trello.
• Kanban Flow: posee las mismas funciones de Trello, tableros y tarjetas que son ideales para la organización de tu emprendimiento. Lo que sí tiene Kanban Flow que Trello no posee, es la opción de asignar un límite de tareas, esto con el objetivo de evitar el exceso de multitareas en una misma tarjeta, lo cual imposibilita a veces poder estas concentrado en una sola actividad.
• Archmule: nuevamente estamos tratando con una aplicación que funciona de la misma manera que Trello, Asana y Kanban Flow, con la particularidad de que esta plataforma se creó con el objetivo de ser más social que las anteriores, de hecho cuentan con las opciones de dar «me gusta» y «seguir» cada tarjeta, haciendo todo el asunto mucho más interactivo.
• Boards de Todoist: esta herramienta está destinada a los usuarios que desean gestionar sus proyectos utilizando la técnica Kanban, como sucede en las aplicaciones anteriores, pero que no están tan familiarizados con este tipo de herramientas más elaboradas, así que se creó esta aplicación con una interfaz más sencilla para aquellos que no desean complicarse mucho y son más básicos.

¿En qué plataformas se encuentra disponible?

Era de esperarse que una aplicación tan funcional y eficaz iba a buscar estar presente en donde sea que pudiera, así que es por esta razón que se encuentra disponible para Android y sistema iOS, además que la puedes encontrar en 21 idiomas en la actualidad. Lo más posible es que encuentres esta herramienta en tu idioma y no tengas excusa para empezar a utilizarla.