Antes de seguir leyendo este post, piensa por un momento en el espacio físico de tu trabajo y en cómo te hace sentir. ¿Te emocionas y energizas o sientes, por el contrario, que no es la mejor experiencia del mundo y que preferirías estar en otro lugar?
Existen unos profesionales que se llaman “futuristas del trabajo”, cuyo oficio pasa por visitar las oficinas de organizaciones de todo el mundo para ver cómo están diseñadas y, quizás lo más importante de todo, entender el porqué de que estén diseñadas de tal manera. Mucha gente cree que los espacios de oficinas están siendo reemplazados cada vez más por espacios de teletrabajo, por trabajos “freelance” de uno o dos días que se puedan hacer desde casa; sin embargo, la tendencia mira hacia otra dirección: el espacio de oficina no está muriendo, está volviendo de una manera autentica para marcar la diferencia.
¿Y por qué las organizaciones están invirtiendo en la creación de espacios físicos? Desde el punto de vista económico, la respuesta sin duda está en la génesis del capital, algo que nos podría ocupar un post completo. Pero en el caso del rendimiento en las labores diarias, tiene que ver con el bienestar. El bienestar de los empleados está fuertemente correlacionado con la productividad y el rendimiento de otros empleados (sus compañeros de trabajo), e incluso un pequeño cambio en esta percepción del bienestar puede tener un impacto dramático en el desenvolvimiento laboral.
Tal vez uno de los mayores factores de bienestar en el trabajo es el espacio físico. Los empleados que disfrutan y les gustan los entornos de los que forman parte estarán más comprometidos con las labores diarias, serán más productivos, serán felices y estarán saludables.
Existen numerosos informes, índices y estudios como Gensler’s Workplace Index, The Leesman Index, Steelcase y otros que exploran la relación entre el espacio físico y las métricas de rendimiento empresarial, la productividad y lo que los empleados valoran. Entonces, ¿qué debería hacer y pensar la organización con respecto a este tema?
Diversifica el espacio físico
En un estudio de Gensler se identificaron cuatro áreas clave que deberían estar disponibles para los empleados en función de cuatro cuestiones: concentración, colaboración, aprendizaje y socialización. Por eso, no se trata sólo de un plano de planta abierto o un cubículo, se trata de dar a los empleados múltiples modos de interacción.
Las oficinas más productivas no tienen un solo plano de planta, tienen múltiples. Pongamos el ejemplo de SAP (cuya oficina principal está en la ciudad de Walldorf, Alemania), cuenta con un entorno abierto, cubículos, un centro de innovación colaborativa, un café cooperativo, salas de conferencias, salas de reuniones más pequeñas y áreas para presentaciones. Las oficinas de SAP son consideradas como el mejor ejemplo para potenciar el compromiso de los trabajadores, aunque las oficinas de LinkedIn, Cisco, Airbnb y muchas otras organizaciones tienen entornos similares que también vale la pena mencionar.
Claro, cuando vemos las fotografías, podríamos pensar que para nuestra pequeña organización es imposible llegar a algo como eso. Sin embargo, el concepto antes planteado se puede aplicar a todo tipo de empresas, desde startups hasta grandes corporaciones, pues la clave es pasar de tener un solo plano de planta a integrar e incorporar múltiples espacios para la interacción.
Otro ejemplo interesante de esto es Google, una empresa que ha llevado el concepto de la oficina dinámica al extremo. Las oficinas de Google son prácticamente parques temáticos dentro de edificios, donde cada espacio físico está pensado para garantizarle la mayor comodidad corporal y visual al trabajador.
Muchas personas, sin embargo, siempre han evaluado esto como una manera sutil e inteligente de explotación laboral, pues los espacios físicos de Google están hechos literalmente para que la gente viva dentro de ellos: hay habitaciones para dormir y acicalarse, múltiples opciones para las comidas, salas de juego, gimnasios, etc. Aparte de esto, Google es una empresa que no maneja las estructuras tradicionales de empleo, es decir, no hay horarios, no hay una hora de entrada o de salida, los grupos de trabajo no tienen “jefes” y el trabajo está enfocado en la realización óptima de tareas. Pero esto también es algo que podría ocuparnos un post entero.
Haz que tu espacio físico refleje la cultura
Cisco es una compañía de tecnología global, por lo que no sorprende que sus oficinas sean muy avanzadas tecnológicamente. Ha sido una empresa que ha aplicado muchos modelos de trabajo, precisamente como el teletrabajo; no obstante, están invirtiendo en el mejoramiento de sus sitios físicos para ofrecerle a los trabajadores lugares cómodos y dinámicos en donde desenvolverse, pero basándose en las opiniones de ellos mismos, convirtiendo así sus espacios en reflejos de la vida y cultura en sus alrededores.
Otro ejemplo bueno de esto es la empresa Pandora (servicio de transmisión de radio por Internet). Sus oficinas reflejan el amor hacia la música y el arte, así como la creatividad. La clave con estos ejemplos no es que se deba poner por poner una silla acolchada y reclinable, unos cojines de frijoles o una consola de PlayStation 4; de hacer estas inversiones, se tiene que tener un sentido práctico, o toda la estructura laboral podría verse afectada.
Pon un poco más de cuidado en lo que hacen los empleados
En las empresas Atlassian y Mars se llegó al extremo de utilizar sensores en los escritorios para mirar con qué frecuencia eran usados por los empleados, creyendo que una menor frecuencia estaba relacionada con una baja en el rendimiento y viceversa, pero nada más lejos de la realidad. Con el tiempo, ambas compañías se dieron cuenta de que los empleados realmente no usaban mucho sus escritorios porque no era parte esencial del trabajo, se movían, iban a salas de conferencias, buscaban áreas tranquilas para abstraerse y pensar, y preferían hacer sus actividades en sitios distintos a su escritorio cada vez que podían.
Como resultado, ambas compañías rediseñaron por completo sus instalaciones, quitaron las paredes sólidas y pensaron en un gran espacio abierto, para evitar el encerramiento, subdividido en áreas con mesas de trabajo, vistas amplias del exterior y sitios para la interacción. Estos diseños novedosos han permitido una conexión un poco más estrecha entre los altos gerentes y sus subordinados, quienes desde sus oficinas separadas por simples planchas de cristal, pueden mirar sus rostros, su actividad, y quizás acercase a ellos y preguntar por sus inquietudes.
Trata al espacio físico como al software
En el software iteras (haces actividades repetitivas), realizas cambios, actualizas y evolucionas. El espacio físico necesita ser pensado de la misma manera. De hecho, esta idea de tratar al espacio físico de tu empresa como un software viene de Mark Levy, el Jefe Global de Experiencia de Empleados de Airbnb (sí, los empleados son tan importantes para esta compañía que hay una persona que ostenta un cargo así). En Airbnb están constantemente experimentando y probando nuevos diseños de oficinas y entornos; claro, no son cambios radicales y cuando nos referimos a constantes queremos decir una o, cuando mucho, dos veces al año.
De hecho, en Airbnb se están experimentando cosas que van mucho más allá, como nuevos conceptos en el ámbito del diseño industrial, creando elementos que sean adaptables o que puedan generar de forma más inmediata ambientes distintos en función de los requerimientos de los empleados, desde muebles que cambian de forma hasta oficinas enteras que son rearmables.
