¿Es TimeDoctor la mejor herramienta para controlar lo que hace tu equipo de trabajo?

Desde que existe el trabajo, hace cientos de años atrás, se ha buscado una manera de llevar control de lo que hace cada trabajador de una empresa. Cuando se tiene una nómina grande puede resultar difícil saber con exactitud si alguno de los trabajadores está cumpliendo o no con el trabajo solicitado, a pesar de que estos estén dirigidos y monitoreados por algún subordinado. Una de las técnicas de control de proyectos más utilizadas en la actualidad a nivel corporativo es el PERT y CPM, ambos son modelos matemáticos basados en gráficos donde cada proyecto que se lleve a cabo en la empresa puede organizarse en hitos o tareas.

Un hito vendría siendo un acontecimiento que ocurre en la empresa, llamémosle «inicio de tarea», y en estos gráficos se expresa cuándo comienza la misma y cuándo debe terminar. En los años 50 una de las mayores quejas de estos métodos es que no podía iniciar una tarea o hito sin haber culminado otro previamente, lo cual fue modificado al tiempo permitiendo que se vea reflejado sin problema alguno si dos o mas tareas comienzan al mismo tiempo o en tiempos distintos sin haber finalizado alguna tarea previa.

Estos métodos matemáticos son bastante precisos y convenientes para las grandes corporaciones que trabaja con nóminas extendidas, como hemos comunicado anteriormente, pero en el caso de algún emprendedor que cuenta con un número reducido de trabajadores, y que por lo general estos trabajan a distancia de manera de freelancer, el PERT y CPM podría significar «mucho trabajo» para lo que él está necesitando realmente.

Entonces, ¿cómo se puede llevar un control apropiado de lo que está haciendo cada trabajador, si se llegase a tener dudas del rendimiento de los mismos? TimeDoctor puede ser la herramienta que estabas buscando.

¿Cómo funciona?

TimeDoctor es un software que se dedica a monitorear el tiempo que ocupa una persona en realizar cada tarea que se le es asignada. Para que funcione tanto el trabajador como el jefe deberán instalar la herramienta en el ordenador que utilicen para trabajar, seguir con los pasos que se indican para su instalación y luego comenzar a utilizarlo.

Foto via TimeDoctor.com

Esta herramienta es sumamente inteligente y a medida que pasa el tiempo se le van agregando nuevas funciones. Trabaja con precisión de segundos y logra capturar el tiempo exacto en que se demora el empleado en hacer una tarea, cuánto dura atendiendo a cada cliente e incluso avisa si está demorandose demasiado en recesos en el trabajo.

Una de las nuevas funciones que contiene TimeDoctor es que avisa al trabajador mediante una notificación en la pantalla cuando está pasando un tiempo excesivo en páginas ajenas al trabajo, como podrían ser Facebook, Twitter, Youtube y otras más.

TimeDoctor también genera capturas de pantalla cada cierto tiempo y son redireccionadas al ordenador del supervisor para cersiorarse de que todo vaya de acuerdo a lo previsto, y al finalizar cada jornada genera reportes automáticos de qué hizo el trabajador durante toda la jornada laboral, cuántas horas y minutos se tomó para hacer cada tarea y cuánto rendimiento se obtuvo en general.

¿Es útil únicamente para supervisores de empresas?

La respuesta es no. De hecho TimeDoctor puede resultar ser más beneficioso para uso personal, pues a pesar de que es un controlador extremo y podría decirse que es ideal para no perderle la pista a los trabajadores, también es excelente para no perdernos la pista a nosotros mismos.

Hay días en los que podemos llegar a ser tremendamente productivos, y otros en los que no tanto, empezamos dándole un «pequeño chequeo» a nuestra página de Facebook y terminamos gastando unas cuantas horas haciendo prácticamente nada en la computadora, tiempo que hubiésemos podido utilizar de una manera más productiva en nuestro trabajo.

Al darnos un reporte diario y semanal del tiempo que estamos invirtiendo en cada página web, podremos afrontar la realidad de que no estamos siendo tan productivos como quisiéramos y concientizarnos un poco más en nuestra labor, todo se trata de concentración y es increíble todo lo que podemos mejorar en el camino para alcanzar nuestras metas con un mejor rendimiento día a día.

También tiene bastante utilidad para ofrecerle tranquilidad a esos clientes que nos pagan por horas. Hay trabajos freelancers donde una persona le paga a otra por honorarios profesionales que corresponden a cierta cantidad de horas, y habrán veces donde estos clientes le soliciten a la empresa que instalen TimeDoctor o cualquier otra herramienta de control de proyectos para asegurarse que están pagando porque realicen un servicio que estará hecho en el tiempo que se ha estipulado, así que esta podría ser otra función para la herramienta.

Funciones de TimeDoctor que pueden resultarte de utilidad

Foto via TimeDoctor.com

• Registrar tiempo de manera precisa: Como se indicó más arriba, esta herramienta te va a permitir identificar de manera precisa cuánto tiempo se invierte en cada actividad o cliente con quien trates tú o todos tus empleados. Una de sus funciones es desglosar de manera clara cuántos minutos te toma estar en cada actividad, incluyendo cuánto tiempo estás de ocioso navegando por internet, tanto tú como tus empleados.
• Mantenerse enfocado en el trabajo: Como monitorea cada cosa que se haga en la computadora, si llegases a pasar más tiempo del recomendado en recesos, esta herramienta va a notificarte para que retomes el camino y recuperes la productividad, evitando de esta manera el exceso de distracciones.
• Reporte semanal de las páginas que se están visitando: Si eres de los que siente que pasa horas en la computadora y no comprende porqué no está obteniendo los resultados deseados a nivel de productividad, entonces esta función te permitirá conocer con exactitud cuánto tiempo estás invirtiendo en tareas que no son necesariamente las más relacionadas a tu trabajo. Supongamos que eres un programador web pero sólo estás utilizando el 20% de tu día para programar, en este caso podrás detallar el reporte que te da TimeDoctor y descubrir dónde se está yendo tu tiempo.
• Capturas de pantalla: Se puede configurar esta herramienta para que realice capturas de pantalla cada cierto tiempo para determinar de esta manera si se está realizando el trabajo de manera debida y en el tiempo que corresponde. Es importante resaltar que estas capturas se tomarán sólo en el tiempo de trabajo y no de recesos para respetar la privacidad de los trabajadores.
• Posee un sistema de configuración personalizado: Como cada empresa es un mundo, TimeDoctor se ha asegurado de establecer un amplio sistema de configuraciones para que los usuarios decidan cómo quieren que funcione esta herramienta, adecuándose de esta manera a las necesidades de cada quién. Algunas de estas configuraciones personalizadas son: establecer el inicio y fin de cada jornada laboral por trabajador, fijar relaciones de usuarios para establecer quién gestiona a quién, notificaciones constantes para los aspectos que fije el supervisor, remover y añadir usuarios, recibir reportes cada vez que el gestor lo solicite, etc.

Desventajas de TimeDoctor

Foto via AndySoWards.com

Así como tiene muchas funciones positivas, las cuales pueden resultar muy beneficiosas para diversas empresas, también tiene un punto negativo a considerar, y es el hecho de que aporta una rigidez significativa al sistema que ejerces en tu empresa, ejerciendo tensión en el trabajador de manera involuntaria. Si bien es cierto que se ha demostrado que la productividad del equipo de trabajo aumenta hasta un 22%, facilitándole la vida a los mismos al no tener que indicar un reporte semanal de lo que han hecho en su jornada laboral, también hay que considerar que este aumento de productividad se obtiene porque tu trabajador se siente como si lo estuvieses viendo justo al lado en todo momento, y esto puede resultar sofocante para el mismo.

Otro aspecto negativo es que reduce al mínimo la privacidad de los usuarios, y los mismos pueden llegarse a sentir incómodos porque tienen la sensación de que están dudando de su capacidad de trabajo y compromiso con el mismo.

De igual manera esto será un aspecto a considerar y es tu decisión como gestor de empresa descubrir si una herramienta como esta es lo que necesitas para mejorar el ambiente laboral o si por el contrario, piensas que la mejor manera de controlar a tu equipo es haciéndolo a la antigua, con mucha comunicación y seguimiento personal.